06.05.2026

715

Законодавство

Оцифрування трудових книжок в Україні: чи треба терміново це робити та що буде після 10 червня 2026 року

В Україні триває перехід на електронні трудові книжки. Через це у багатьох людей виникають запитання: чи обов’язково зараз оцифровувати трудову книжку, чи можна втратити стаж, якщо цього не зробити, і чи треба особисто йти до Пенсійного фонду.

«Ворскла» зібрала відповіді на найпоширеніші запитання про оцифрування трудових книжок, щоб пояснити все простою мовою — без чуток і паніки.

Що таке оцифрування трудової книжки?

Оцифрування трудової книжки — це перенесення даних із паперової трудової до електронного реєстру Пенсійного фонду України.

Фактично мова йде про завантаження скан-копій трудової книжки та інших документів про стаж до системи ПФУ. Після цього інформація потрапляє до електронної трудової книжки людини.

До якої дати триває оцифрування трудових книжок?

Зараз законодавством визначений перехідний період до 10 червня 2026 року.

Водночас у Верховній Раді вже зареєстрований законопроєкт про продовження цього строку через війну, втрату архівів та проблеми з доступом до документів.

Чи обов’язково оцифровувати трудову книжку зараз?

Ні, без пенсії через це людина не залишиться.

У Пенсійному фонді пояснюють: якщо паперова трудова книжка оформлена правильно, стаж усе одно врахують під час призначення пенсії.

Але є важливий нюанс.

Якщо дані вже оцифровані, пенсію можуть призначити швидше й автоматично. Якщо ні — працівникам Пенсійного фонду доведеться вручну перевіряти записи, довідки, печатки та архівні документи. Це може затягнути оформлення пенсії.

Чи може «зникнути» трудовий стаж, якщо не оцифрувати книжку?

Ні, автоматично стаж не зникає.

Паперова трудова книжка й надалі залишається чинним документом для підтвердження стажу.

Однак проблеми можуть виникнути, якщо:

• книжка втрачена;
• записи зроблені з помилками;
• немає печаток;
• підприємство ліквідоване;
• архіви знищені через війну.

Саме тому людям зі старим стажем — особливо до 2000 року — радять оцифрувати документи заздалегідь.

Хто має оцифровувати трудову книжку — роботодавець чи працівник?

Це може зробити:

• або роботодавець;
• або сама людина.

Тобто йти обов’язково до роботодавця не потрібно.

Чи треба особисто йти до Пенсійного фонду?

Ні, не обов’язково.

Подати документи можна самостійно через портал Пенсійного фонду України онлайн.

Для цього потрібні:

• електронний підпис (КЕП) або Дія.Підпис;
• скановані чи якісно сфотографовані сторінки трудової книжки.

Як самому оцифрувати трудову книжку через портал ПФУ?

Алгоритм такий:

1. Зайти на портал Пенсійного фонду України.
2. Увійти через КЕП або Дія.Підпис.
3. Вибрати розділ «Комунікації з ПФУ».
4. Відкрити вкладку «Відомості про трудові відносини».
5. Завантажити скан-копії трудової книжки.
6. Підписати та надіслати документи.

Після цього статус обробки документів можна побачити у власному кабінеті.

Які сторінки трудової книжки потрібно сканувати?

Пенсійний фонд радить завантажувати всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку.

Якщо змінювалося прізвище — потрібно також додати документи про це.

Які ще документи можна додати для підтвердження стажу?

За потреби можна завантажити:

• військовий квиток;
• диплом або атестат про денне навчання;
• свідоцтва про народження дітей;
• інші документи, що підтверджують стаж.

Чи потрібно оцифровувати трудову пенсіонерам?

Непрацюючим пенсіонерам зазвичай цього робити не потрібно, оскільки їхні документи вже є у пенсійній справі.

А от працюючим пенсіонерам або людям, які ще не оформлювали пенсію, краще перевірити свої дані.

Що буде після 10 червня 2026 року?

Після завершення перехідного періоду основним джерелом інформації про стаж стане електронний реєстр.

Однак паперові трудові книжки не «обнуляться» і не стануть недійсними в один день.

Просто людям без оцифрованих даних може бути складніше та довше підтверджувати свій стаж при оформленні пенсії.

Читайте також що робити при руйнуванні оселі